Rocky Mountain, compagnie de conception de vélos de montagne haute performance depuis 1981, est aujourd’hui à la recherche d’un ou d’une adjoint.e de direction ayant un fort intérêt pour les communications. Relevant directement de la présidente directrice générale (PDG) Katy Bond, son rôle sera de l’appuyer au quotidien dans tous les aspects entourant la gestion de ses communications, la priorisation et préparation de ses dossiers ainsi que la gestion administrative de ses tâches. Grâce à votre grande agilité et vos fortes compétences en communication, vous serez donc l’incontournable allié.e de cette dernière. Votre capacité d’analyse, de vision globale et votre rigueur d’exécution seront mises de l’avant pour alléger et optimiser au maximum le temps de la PDG.

COMMUNICATION & GESTION DES CORRESPONDANCES

Véritable partenaire de la PDG , votre mission principale sera d’assurer une gestion efficace de ses diverses et nombreuses communications internes et externes.

• Gérer l’ensemble des correspondances de la PDG en effectuant le premier tri des courriels ;

• Comprendre le contexte organisationnel, macro et micro ainsi qu’une profonde compréhension du rôle et des dossiers de la PDG générale afin d’anticiper les communications nécessaires ;

• Agir en tant que le lien entre la PDG et les différentes parties prenantes (associés, comité de direction, employés, clients, conseil d’administration, financiers…) ;

• Être proactif.ve dans les suivis d’avancement des différents dossiers de la PDG ;

• S’approprier la marque ainsi que les valeurs de l’entreprise afin que celles-ci se fassent sentir lors des différentes communications ;

• Émettre des recommandations à la PDG en lien avec ses diverses communications ;

• Préparer les discours de la PDG sur des sujets précis ;

• Gérer les communications sur les différents médias sociaux de la PDG (ex: Linkedin) ;

• Préparer et coordonner les rencontres «Submit» (rencontre d’employés) découlant de la responsabilité de la PDG (ex. monter le PowerPoint, rassembler les informations…) ;

• Gérer les communiqués de presse spécifiques ne découlant pas de la responsabilité de l’équipe de marketing tels que les projets exécutifs ;

• Accompagner, en mode observation, la PDG lors des meetings exécutifs et des rencontres hebdomadaires «stand-up» afin de s’approprier et se tenir au courant des dossiers de la haute direction ;

• Accompagner la PDG lors des projets adhocs pour en comprendre les enjeux et l’épauler au besoin.

COORDINATION & ADMINISTRATION

En tant que bras droit de la PDG, vous la supporterez dans la gestion administrative et la coordination de divers dossiers, réunions et activités en ayant une compréhension des enjeux stratégiques en cours.

• Comprendre sommairement tous les dossiers afin d’être en mesure de prioriser les dossiers de la PDG ;

• Identifier et faire ressortir l’essentiel des différents dossiers de la PDG ;

• Coordonner, de manière occasionnelle, l’aspect logistique des différents événements et déplacements (ex : réservation de billets, hôtels…) ;

• Assurer la gestion des rencontres avec les comités exécutifs en prenant des notes et effectuant les synthèses au besoin ;

• Gérer l’agenda de la PDG ;

• Pré-approuver, de manière autonome, certains documents avant de les présenter à la PDG ;

• Prendre les devants lors de certains paiements (vous détiendrez les cartes du président et de la PDG) ;

• Agir comme référence pour diverses questions d’ordre générale ;

• Effectuer toutes autres tâches administratives selon les besoins.

GESTION COMMERCIALE DES MARQUES & DES BREVETS

En relation avec les chefs marketing et avocats, vous aurez à votre charge la partie administrative de la gestion commerciale des marques dans les différents pays ainsi que de la gestion des brevets.

• S’assurer des échéances commerciales en fonction des pays et des types de marques ;

• S’assurer que les brevets soient couverts et les frais gérés ;

• Valider si les marques sont encore exploitées ;

• Assurer la complétion des formulaires lors de la demande d’un nouveau projet ;

• Faire le suivi des projets de gestion des marques avec le chef produit de la technologie en question ;

• Coordonner le projet avec les experts propriétaires des brevets dans la limite de ses fonctions ;

• Effectuer l’archivage des dossiers.

Compétences recherchées :

• Communication orale

• Communication écrite

• Orientation client

• Entrer en relation avec les autres

• Autonomie

• Sens de l’organisation

• Initiative

• Discrétion

Pour ce poste, nous sommes très ouverts aux profils atypiques avec différents mélanges d’expériences ayant un intérêt pour la nature des tâches présentées et un potentiel de performer dans ce rôle. N’hésitez pas à envoyer votre candidature ou à contacter un des membres de notre équipe pour en discuter.

Les requis :

• Diplôme d’études collégiales (DEC), attestation d’études collégiales (AEC) ou Baccalauréat (BAC) dans un domaine pertinent (communication, marketing, administration…) ;

• Être à l’aise avec la technologie ;

• Excellente maîtrise de la suite MS Office 360 (PowerPoint, Excel…) ;

• Bonne maîtrise des outils de communication ;

• Connaissance sur les concepts de révisions, gestion de rédaction et gestion des correspondances ;

• Excellente maîtrise des langues française et anglaise, à l’oral et à l'écrit (si besoin de communiquer avec les employés de Vancouver) ;

• Posséder un minimum de 3 années d’expérience dans un poste similaire (atout).

Défis du poste :

• Gérer le fait qu’il s’agit d’un nouveau poste, tout ne sera pas cadré, le poste est à baliser et à consolider ;

• S’approprier rapidement les dossiers variés ;

• Avoir une vision macro et micro des enjeux de l’organisation;

• Avoir une bonne capacité d’adaptation.

Conditions de travail :

• Poste permanent à temps complet (40h /semaine) ;

• Télétravail hybride : deux jours semaines au bureau à Saint-Georges, mardi et mercredi idéalement (besoin de voir la PDG en personne pour l’aspect signataire par exemple) ;

• Horaire flexible ;

• Entrée en service immédiate ;

• Rythme de travail moyen ;

• Cellulaire et ordinateur fournis.

Avantages :

• Allocation voiture et remboursement d’essence pour les employés qui résident à +60km du siège social et qui doivent s’y rendre sur une base régulière (2 jours et + par semaine) ;

• Vacances dès l’entrée en poste ;

• 13 jours fériés ;

• Horaires d’été : les vendredis Love the ride! ;

• Programme de soutien au télétravail ;

• Programme d’achats employés (rabais importants sur vélos et marchandise ainsi qu’auprès des partenaires commerciaux) ;

• Avantages sociaux :

  • Assurance santé

  • Assurance vie

  • Régime retraite avec participation de l’employeur