Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de projet pour notre client RATP Dev Canada, filiale canadienne du Groupe RATP, troisième opérateur de transport public au monde.

RATP Dev intervient sur le projet Tramway de Québec aux côtés de son client CDPQ Infra, et en collaboration avec la Ville de Québec et le Réseau de transport de la Capitale (RTC). Missionné comme Opérateur En Amont (OEA), RATP Dev accompagne toutes les phases de conception, réalisation et exploitation du projet de tramway en portant les besoins du futur exploitant et les exigences de maintenance. future de ce réseau structurant. La mission intègre également un accompagnement du RTC (futur exploitant), notamment, dans sa montée en compétence pour l'exploitation future du tramway.

L'équipe RATP Dev sur cette mission est constituée de trois experts et un(e) coordonnateur(trice) de projet à temps plein qui s’appuient autant que nécessaire sur les experts du Groupe RATP.

On cherche une personne structurée, autonome et relationnelle pour orchestrer la coordination de l’opérateur en amont avec l’ensemble des acteurs du projet. De la planification des tâches au suivi budgétaire, en passant par la gestion documentaire et l'organisation d'ateliers multi-acteurs, ce rôle vous place au cœur d'un projet d'envergure rare, et au sein d’une équipe dynamique, passionnée et soudée

Vous travaillerez sur un plateau projet dynamique à l'Édifice Price en centre-ville de Québec, en mode hybride. C'est un poste concret, exigeant et stratégique, idéal pour donner du sens, de la structure et de la fluidité à un projet complexe.

Le descriptif suivant porte sur les activités de RATP Dev au sein du projet, ainsi que sur l’interface avec l’ensemble des acteurs concernés par les sujets d’exploitation et de maintenance du futur tramway de Québec.

PLANIFICATION ET COORDINATION DES ACTIVITÉS PROJET (40 %)

Vous êtes le pivot organisationnel entre les experts de l’équipe OEA, les experts en support du Groupe RATP et les autres acteurs du projet Vous structurez le travail de l’équipe, anticipez les besoins et assurez la cohérence d'ensemble :

• Organiser et planifier les tâches et livrables de l’équipe en collaboration avec les experts et les parties prenantes;

• Découper les missions en sous-tâches, identifier les ressources nécessaires, estimer les heures et suivre l'avancement;

• Assurer la coordination entre les différents lots techniques et gérer les interfaces internes et externes;

• Construire des plans de travail pour des études spécifiques en lien avec les équipes de Paris (experts, tâches, livrables, échéances);

• Organiser et coordonner, en concertation avec les experts de l’équipe, les prestations des équipes de soutien en France : identifier les experts disponibles, vérifier leur bande passante, planifier leur contribution;

• Suivre les échéanciers des missions de l’OEA et ajuster la planification en fonction des priorités et des imprévus;

• Assister aux réunions de pilotage des missions pour assurer une vision d'ensemble des missions et proposer des ajustements organisationnels;

• Faciliter, suivre et coordonner les échanges et interfaces avec les acteurs du projet et, en particulier, avec le RTC;

• Anticiper les points de blocage, proposer des solutions concrètes et faciliter la circulation de l'information entre les acteurs.

GESTION DOCUMENTAIRE ET SUIVI DES LIVRABLES (20 %)

Vous assurez la rigueur, la traçabilité et le respect des standards contractuels dans toutes les productions et transmissions documentaires :

• Administrer et utiliser les plateformes de gestion documentaire ( Aconex et SharePoint) selon les directives du client (nomenclature, codification, transmission, archivage, gestion des accès);

• Tenir à jour le registre des livrables et suivre les échéances de production et de révision;

• Gérer la traçabilité et le suivi des commentaires du client sur les livrables de l’équipe, ainsi que les commentaires de l’équipe sur les livrables des autres acteurs du projet;

• Transmettre tous les documents et livrables via Aconex de manière formelle et dans les délais convenus;

• Respecter les délais de révision, d'archivage et de validation des documents;

• Proposer des outils de suivi et d'amélioration continue de la gestion documentaire interne à l’équipe.

SUIVI BUDGÉTAIRE, FACTURATION ET REPORTING (20 %)

Vous garantissez la rigueur administrative et financière de la mission OEA sur le projet, en lien direct avec les exigences contractuelles et les attentes du client :

• Vérifier et suivre les feuilles de temps de l'équipe OEA;

• Préparer les factures mensuelles et gérer la refacturation selon les modalités contractuelles;

• Suivre les budgets alloués aux différentes tâches et alerter en cas de dépassement;

• Produire les rapports mensuels d'avancement : synthèse de l'activité, identification des risques, difficultés et plans de mitigation;

• Préparer les éléments d'offres pour des demandes hors contrat initial (nouvelles études, prestations complémentaires) : plan de tâches, ressources, nombre d'heures, coûts;

• Mettre en place des indicateurs de suivi de l'activité et des tableaux de bord pour piloter la mission;

• Gérer les dépenses, justificatifs et suivi administratif général de la mission OEA.

ORGANISATION ET ANIMATION DE RÉUNIONS (15 %)

Vous orchestrez les temps de travail collectifs pour assurer clarté, engagement et efficacité dans les échanges multi-acteurs :

• Être force de proposition pour organiser des ateliers de travail lorsque des sujets nécessitent clarification ou approfondissement;

• Préparer les ordres du jour, organiser la logistique des rencontres et veiller au respect du programme;

• Participer activement aux ateliers, faciliter les échanges et synthétiser les discussions;

• Organiser et assurer le suivi des relevés de décisions des réunions;

• Consolider les points clés, journaux de décisions et actions à suivre;

• Assurer un suivi actif des actions assignées aux différents acteurs et relancer si nécessaire.

AMÉLIORATION CONTINUE (5 %)

Vous identifiez les opportunités d'optimisation et proposez des améliorations concrètes pour renforcer l'efficacité de l'équipe et du projet :

• Mettre en place et faire évoluer des processus internes pour gagner en efficacité, en visibilité et en amélioration continue;

• Observer les pratiques actuelles et proposer des ajustements pour gagner en temps, en visibilité et en qualité;

• Faciliter le partage de connaissances et le retour d'expérience au sein de l'équipe.

Compétences recherchées :

• Communication orale

• Écoute

• Esprit d’équipe

• Orientation client

• Sens des responsabilités

• Sens de l’organisation

• Initiative

• Discrétion

Requis (expérience et qualification, langue) :

• Baccalauréat dans un domaine connexe;

• Expérience d'environ 5 ans en coordination de projets, incluant au moins une expérience significative en gestion de projet, coordination multi-acteurs ou suivi budgétaire;

• Expérience dans un environnement complexe, avec plusieurs parties prenantes internes et externes;

• Aisance avec les notions de gestion budgétaire et de suivi financier (vision concrète et pratique);

• Connaissance générale des projets d'infrastructures ou de construction (un atout pour comprendre le vocabulaire et les enjeux, mais non obligatoire);

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

  • L’anglais constitue un atout, notamment pour les échanges avec la Business Unit Amérique du Nord de RATP Dev.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, SharePoint) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.

Défis du poste :

• Évoluer dans un environnement complexe marqué par la multiplicité des acteurs (CDPQ Infra, RTC, consortiums d'ingénierie, fournisseurs, équipes de Paris, Ministère des Transports);

• Appréhender rapidement qui fait quoi, les rôles de chacun, les intérêts divergents et les subtilités politiques du projet;

• Travailler au sein d'une petite équipe au Canada (quatre permanents), ce qui exige une grande autonomie et une capacité s’organiser sans supervision constante;

• Maintenir une vision d'ensemble du projet tout en accompagnant des collègues très techniques;

• Comprendre les enjeux techniques à haut niveau sans avoir besoin d'être expert technique;

• Jongler avec des périodes de travail variables : phases plus calmes en début de cycle, puis intensification pendant le co-développement;

• Porter l'intérêt de l'exploitation et de la maintenance du futur réseau dans un contexte multi-acteurs où les priorités peuvent diverger;

• Gérer la rigueur administrative et budgétaire tout en gardant une approche humaine et collaborative.

Réalisations récentes :

• RATP Dev déploie son expertise d'opérateur de transport public au Canada et à l’international. Le groupe est un acteur majeur du transport en commun en France et dans plusieurs grandes villes à travers le monde;

• Le projet Tramway de Québec est un projet majeur pour la Ville de Québec et la province, porté par CDPQ Infra, un acteur de premier plan au Québec;

• RATP Dev intervient également aux côtés d'acteurs publics majeurs (RTC, Ville de Québec, Ministère des Transports du Québec), ce qui offre une belle visibilité et de solides références professionnelles;

• Présence dans 15 pays sur quatre continents, offrant des opportunités de mobilité internationale au sein du groupe.

Conditions de travail :

• Poste permanent, temps plein (40 heures par semaine);

• Mode hybride, avec 3 jours en présentiel à l’Édifice Price, centre-ville de Québec (vue magnifique);

• Salaire annuel entre 95 000 $ et 115 000 $, selon l'expérience;

• Bonus de performance variable jusqu'à 6 % selon l'atteinte des objectifs;

• 4 semaines de vacances;

• Assurances individuelles payées à 100 % par l'employeur (santé et invalidité);

• Régime de retraite (REER) avec contribution de l'employeur jusqu'à 6 %;

• Matériel informatique fourni (ordinateur portable);

• Remboursement de l’abonnement mensuel de transport en commun.

Écosystème technologique et systèmes informatiques utilisés :

• Aconex : plateforme de gestion documentaire et de transmission formelle des livrables (formation fournie);

• SharePoint : gestion collaborative des documents internes;

• Suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint);

• Outils de planification et de suivi de projet (selon les besoins de l'équipe).