Nous sommes à la recherche d’un·e adjoint·e administratif·ve aux ventes (nommé.e Adjoint.e aux ventes à l’interne) pour rejoindre Nova Global, une entreprise basée au Québec et spécialisée dans le développement personnel et professionnel. Depuis 2006, Nova Global offre des outils psychométriques, des formations et des services-conseils dans plus de 14 pays, aidant les organisations à développer leur leadership et leur efficacité.

En tant qu’adjoint·e aux ventes, vous jouerez un rôle central dans le soutien des activités de développement des affaires. Vous contribuerez à la fluidité du processus de vente en coordonnant les tâches administratives liées aux offres, aux contrats et au suivi des transactions, en collaboration avec les gestionnaires de comptes et les agents au développement des affaires. Ce rôle s’adresse à une personne organisée, polyvalente et collaborative, qui aime soutenir une équipe et assurer la rigueur des opérations dans un environnement dynamique.

SUPPORT AUX VENTES

Vous soutenez les activités de développement des affaires en assurant la coordination administrative des opportunités et des transactions liées aux ventes :

• Participer aux rencontres de prise de besoins avec les gestionnaires de comptes et les agents au développement des affaires afin de bien comprendre les attentes des clients;

• Préparer, rédiger, vérifier et structurer les offres de services et propositions commerciales dans PandaDoc;

• Rédiger et préparer les contrats destinés aux clients, partenaires et nouveaux certifiés;

• Assurer l’envoi des offres, contrats et documents officiels aux clients et partenaires;

• Effectuer le suivi administratif des opportunités de vente et veiller à ce que les documents requis soient complets et conformes;

• Assurer la création et la gestion des ordres de service et autres documents nécessaires à la mise en œuvre des mandats;

• Soutenir les gestionnaires de comptes dans la coordination des suivis clients et la planification de certaines rencontres.

GESTION DU CRM ET DES DONNÉES COMMERCIALES

Vous contribuez à la qualité et à la rigueur des données commerciales en assurant la mise à jour et le suivi des informations dans les systèmes de gestion :

• Saisir et mettre à jour les opportunités, transactions et informations clients dans le CRM;

• Assurer l’intégration et le suivi des nouveaux contacts et opportunités provenant des événements et activités de développement des affaires;

• Maintenir les informations clients et partenaires à jour dans les systèmes internes;

• Contribuer à la structuration et à la fiabilité des données afin de soutenir les activités de vente et les suivis commerciaux;

• Documenter les notes et informations pertinentes dans le CRM afin de soutenir le travail des gestionnaires de comptes.

COORDINATION ADMINISTRATIVE ET OPÉRATIONS

Vous contribuez à la fluidité des opérations en assurant la coordination administrative des activités liées aux clients, partenaires et certifiés, tout en veillant à la rigueur des suivis et à une bonne circulation de l’information entre les différentes parties :

• Coordonner l’intégration administrative des nouveaux partenaires et certifiés;

• Envoyer les documents d’accueil et assurer la transmission des informations nécessaires à leur démarrage;

• Contribuer à la coordination administrative des certifications et des activités associées;

• Préparer différents documents administratifs liés aux ventes et aux partenariats;

• Assurer un classement rigoureux et structuré des documents contractuels et administratifs;

• Maintenir une communication fluide avec les différentes équipes afin d’assurer un suivi efficace des dossiers.

SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS ET ACTIVITÉS DE REPRÉSENTATION

Vous contribuez à la préparation administrative et logistique des activités de représentation et de développement des affaires :

• Préparer le matériel promotionnel et administratif nécessaire pour les congrès et événements;

• Contribuer à l’intégration des contacts et opportunités générés lors des événements dans les systèmes internes;

• Soutenir l’équipe dans la préparation des documents et présentations nécessaires aux rencontres clients.

Compétences recherchées :

• Écoute

• Communication écrite

• Esprit d’équipe

• Orientation client

• Sens des responsabilités

• Autonomie

• Polyvalence

• Adaptation

Requis (expérience et qualification, langue) :

• Diplôme collégial ou universitaire en administration, ventes, marketing ou domaine connexe;

• Minimum de deux à trois ans d’expérience dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien aux ventes;

• Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais;

• Expérience avec un CRM et des outils de gestion de documents;

• Aisance avec les outils numériques et les plateformes de collaboration;

• Capacité à travailler de façon autonome dans un contexte de télétravail;

• Sens de l’organisation, rigueur et professionnalisme.

Défis du poste :

• Gérer plusieurs dossiers et tâches simultanément dans un environnement dynamique;

• Soutenir efficacement les activités de développement des affaires tout en assurant une grande rigueur administrative;

• S’adapter rapidement aux besoins et priorités changeantes de l’équipe;

• Maintenir une organisation et une structure efficaces dans la gestion des données et des documents;

• Contribuer activement à la fluidité des opérations au sein d’une petite équipe collaborative.

Réalisations récentes de Nova Global :

• Organisation et coordination de congrès et événements à grande échelle.

• Segmentation et relance stratégique de la clientèle existante.

• Déploiement et optimisation continue des boutiques en ligne et de l’académie Nova.

Conditions de travail :

• Télétravail avec présence occasionnelle lors des événements d'équipe annuels;

• Horaire de 30 à 35 heures par semaine, du lundi au vendredi;

• Salaire horaire d’environ 31$/h à 33$/h, selon l’expérience;

• 4 semaines de vacances dès la première année, incluant une fermeture de 2 semaines durant la période des Fêtes;

• Budget de formation et de perfectionnement;

• Budget bien-être;

• Prime cellulaire/internet mensuelle;

• Matériel informatique fourni;

• Environnement de travail collaboratif et flexible;

• Opportunités de développement professionnel.

Écosystème technologique et systèmes informatiques utilisés :

• Utilisation du Portail Nova.

• Gestion et mise à jour de deux sites web via WordPress, navigation dans le back-end.

• Gestion des relations clients avec Hubspot (CRM).

• Gestion des offres de services dans PandaDoc.

• Coordination et suivi des projets avec Asana.

• Utilisation de la suite Office pour diverses tâches administratives et de communication.

• Utilisation de Canva pour la création de visuels de communication.